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Malgré tout cela, la carte d`entreprise reste un moyen «classique» que les entreprises paient des dépenses. La plupart des entreprises les utilisent, et elles servent leur but pour la plupart. Une carte de dépense prépayée fonctionne sur la même base qu`une carte de carburant. La carte est «chargée» avec une somme spécifique et utilisée comme une carte de débit normale. L`avantage pour les employés est qu`ils n`ont plus besoin de couvrir les dépenses en utilisant leur propre argent, ou de remplir des réclamations de dépenses. Il y a des moments où le voyage pour affaires est inévitable. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de réduire les frais de voyage. Avant de réserver un voyage, connaître la politique de votre entreprise sur les remboursements, Wild conseille. Avoir une bonne compréhension des politiques au début vous permettra de rationaliser votre processus de rapport de dépenses. Sachez à l`avance ce que votre budget annuel de voyage est. De cette façon, vous pouvez accélérer vos dépenses et ne pas manquer de dollars de voyage avant la fin de l`exercice financier.

Si vous avez besoin de gagner du temps et d`obtenir un meilleur contrôle sur les dépenses des employés, alors opter pour les cartes de crédit prépayées offre une méthode de paiement traçable sur laquelle vous pouvez définir une limite, tout en simplifiant simultanément votre processus de comptabilité. Réservez à l`avance. C`est peut-être le Conseil le plus évident et pourtant le plus souvent ignoré sur la gestion de vos coûts de voyage intelligemment. Souvent, les hôtels et les compagnies aériennes offrent des rabais pour la réservation au moins deux semaines à l`avance; les coûts augmentent généralement pour les arrangements de dernière minute. Une mise en garde à cette règle est si vous pensez que vous pourriez avoir besoin de faire des changements de dernière minute à votre vol, Wild dit. Vous devez équilibrer le prix d`un billet à tarif réduit avec le risque de changer vos plans de voyage et éventuellement de payer un tarif aérien plus élevé et/ou de modifier les pénalités de frais. Un autre avantage à la réservation à l`avance est que vous pouvez éviter de voyager pendant les périodes de vacances de pointe-comme les vacances de printemps ou les congés scolaires–quand tout coûte plus cher. Il est préférable d`utiliser occasionnellement les avances de dépenses. Si vous vous en servez pour aider les employés à couvrir les coûts, il est temps de trouver une meilleure solution de dépense. Incidences fiscales.

En général, les dépenses que vous ou vos employés encourent pendant les voyages d`affaires sont déductibles d`impôt en tant que dépenses d`entreprise nécessaires, selon la Fédération nationale des entreprises indépendantes, qui publie un guide fiscal. Ces frais comprennent souvent les billets d`avion, les tarifs de taxi, les voitures de location, les frais d`hôtel et certaines autres dépenses. Mais veillez à garder un journal, un journal intime ou tout autre dossier écrit pour suivre ces dépenses, ainsi que l`objectif commercial, les notes de la NFIB.